Rekordhållning – kul, eller hur? Men: det kan verkligen hjälpa dig att täcka din rumpa på jobbet när du behöver. Så hur organiserar du, arkiverar du och på annat sätt håller reda på dina mötesanteckningar, e -postmeddelanden och telefonsamtal? Dagens gästpost ger dig några exceptionella rekommendationer från Belle of Capitol Hill -stil – CHS på CYA, så att säga. Tack till Belle för att ha gått med på dessa idéer (och välkomna tillbaka till bloggen)!
Att arbeta i politik lärde mig ett antal användbara lektioner, varav det viktigaste var hur man skulle hålla exceptionella register. Jag sparar e -postmeddelanden, brev, memos och mötesanteckningar för att du aldrig vet när du kommer att behöva en pappersspår. Så när Kat bad mig skriva ett inlägg som beskriver hur man täcker din röv på jobbet, var jag glad över att tvinga.
Låt oss börja med grunden till CYA, hålla bra register:
Mötesanteckningar Jag har över 30 små, spiralbundna anteckningsböcker som sträcker sig över hela min karriär. På utsidan är de märkta för jobb och datum, t.ex. ”Kongressen. Maj ’07- oktober ’07. ” På insidan hittar du mina mötesanteckningar för varje möte märkta med namnen på alla deltagare, deras anslutning och detaljerna i vår konversation.
Dessa anteckningar är ett register över vad som sades, vad som lovades och vad resultatet av mötet var. Att hålla exakta anteckningar hjälper till att rensa felkommunikation och hjälpa dig att fräscha ditt minne innan ditt nästa möte med samma personer oavsett hur mycket tid har gått under tiden.
E -postmeddelanden i vår digitala tidsålder, att ha en organiserad inkorg är avgörande för din framgång som professionell. Till att börja med vill du inte förlora något som du kan behöva senare eller placera en avgörande korrespondens. För det andra vet du aldrig när ditt engagemang för att hålla bra register kommer att rädda din gömma.
Under en omvalskampanj kom guvernören i min stat ut i en stark motstånd mot en räkning som min chef stödde. Föreställ dig guvernörens överraskning när en av mina medarbetare räckte in i sin inkorg och drog fram ett fyra år gammalt brev, undertecknat av honom, och uttryckte sitt ofarliga stöd för en tidigare version av den räkning han nu motsatte sig. E -postmeddelandet tog oss av defensiven och satte honom på det.
Så hur måste du organisera dina e -postmeddelanden? Det finns inget sätt att samla in din inkorg, men jag gillar att organisera min per år (2014), sedan efter fråga (Veterans ‘Affairs), sedan efter grupp (National Guard). Om jag gör avgörande arbete med en räkning eller ett problem, får det sin egen mapp. Jag gillar också att färgkodar avgörande e-postmeddelanden i blått, e-postmeddelanden med avgörande bilagor i grönt och e-postmeddelanden som är kontroversiella eller från någon som motsätter oss vår position i rött.
Telefonsamtal
Till skillnad från e -postmeddelanden har telefonsamtal en skumma pappersspår. Det här kan vara bra eller en dålig sak. Så jag håller ett öppet orddokument på min dator med titeln “Viktiga samtal.” Liksom mina mötesanteckningar beskriver det vem jag pratade med, när vi pratade, vad vi diskuterade och vad vi löst. Det är bra att ha när din chef ber om en exakt översikt av din konversation.
Undvika en pappersspår
Att hålla bra rekord är kritiskt. Det kan hjälpa dig att lösa tvister, fräscha ditt minne om tidigare diskussioner och hålla din to-do-lista på rätt spår. Men hur är det med de tider när du inte vill ha en pappersspår?
Att ta en konversation från det digitala området behövs när information måste delas från posten, ursäkt måste göras, eller när du behöver se till att det du ska säga inte kan passera med en grundläggande Klicka på framåtknappen.
I grund och botten, om du är angelägen om att det du ska skriva kan användas mot dig, hamna i fel händer eller skada projektet du arbetar med, gör. inte. sätta. Det. i skrift. Använd ditt bästa omdöme, och när du är osäker väljer du att ringa istället för typ.
Telefonsamtal kontra e -postmeddelanden
Men vad händer om du vill ha en konversation på skivan och personen du pratar med ringer dig i telefon? Låt oss säga att du försöker låsa stödet för en avgörande lagstiftning från en anställd vars chef är mindre än pålitlig. Personalen är glad över att berätta för dig i telefonen att hans chef är ombord, men du behöver något mycket mer konkret. Du behöver pappersspåret. Ange uppföljningsmeddelandet:
”Kära John, tack så mycket för att du tog dig tid att ringa mig om Rep. Smiths stöd för H.R 529. Min chef kommer att vara så glad att veta att rep. Smith är ombord. Hans Yay -omröstning kommer att vara en så stark show av hans engagemang för denna fråga. Tack igen för allt ditt hårda arbete i denna fråga, uppriktigt, Belle. ”
Visst, han kan hävda att han aldrig sa det. Han kan förneka att han någonsin lovat dig någonting, men du har en datum och tidsstämplad post av din sida av historien.
Använd telefonsamtal och uppföljning av e-postmeddelanden med försiktighet. Ofta kan du ta till telefonerna få en oskyldig konversation att verka hemlignull